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Garantir que todas as legislações e regras estão sendo cumpridas é, e sempre foi, essencial para que qualquer empresa e negócio prospere. Entretanto, há diversos contratempos que podem passar despercebidos e atrapalhar o cumprimento dessa meta.
Por exemplo, quanto maior é uma companhia, mais funcionários ela tem e mais difícil é fazer a gestão de diretrizes e valores da empresa. Em casos de empresas que têm negócios com instituições do exterior, é preciso seguir não só as legislações brasileiras, mas também dos outros países em questão. Essas são apenas algumas das dificuldades que muitas organizações enfrentam diariamente.
Além de coibir casos de corrupções ou posturas antiéticas de funcionários, as corporações devem se atentar a uma série de implicações legais. Multas e processos jurídicos estão no rol das consequências que uma instituição pode enfrentar, caso não esteja de acordo com as legislações trabalhistas, tributárias, ambientais, e outras.
Garantir que a força de trabalho atue de acordo com as diretrizes e códigos de ética é tão importante quanto desafiador. Por isso, o trabalho da área de compliance tem chamando cada vez mais atenção.
Compliance: os desafios de aplicar
O termo compliance, em português, quer dizer conformidade. Juridicamente, refere-se ao conjunto de práticas e disciplinas para se certificar que todas as normas, regulamentações, políticas e diretrizes estão sendo cumpridas.
Entretanto, pelos motivos expostos anteriormente, fazer a governança de documentos é um desafio, que, por vezes, acaba sendo intensificado por uma série de fatores, como barreiras geográficas, alto número de colaboradores e um grande volume de dados para compilar.
E para garantir que uma determinada organização está em compliance – ou seja, em dia com todas essas legislações e políticas – algumas ferramentas podem ser de grande ajuda. Uma delas é o software de compliance.
Como a tecnologia pode favorecer a gestão de compliance
Graças aos avanços da tecnologia, é possível fazer a gestão e controle de diversas políticas de uma empresa com mais agilidade e rastreabilidade de dados por meio da automação. Ao automatizar processos, além de garantir maior precisão nas resoluções, poupa-se tempo e recursos financeiros.
Um software de compliance pode impactar positivamente a gestão de políticas corporativas de diferentes formas.
Por meio da ferramenta é possível a mapear, de forma prática, os colaboradores por área, cadastrando ações e políticas segmentadas por públicos-alvo.
Portanto, com ajuda de um sistema, a empresa pode ter controle dos aceites – com informações, inclusive, sobre data e hora – e controle da validade de políticas e documentos com avisos de expiração e processo de revalidação, por exemplo.
Além disso, é mais fácil emitir relatórios e analisar métricas por meio de um dashboard do que trabalhar com planilhas, que podem ficar muito extensas e desorganizadas, dificultando a gestão dos dados.
Como escolher um software de compliance
Para garantir que a incorporação dessa tecnologia seja satisfatória, as organizações devem se atentar ao processo de escolha do sistema. É imprescindível que se opte por um software confiável e de qualidade, para garantir que o recurso é compatível com as necessidades da empresa.
Há produtos no mercado com tecnologia de ponta como o Compliance Bot, da clickCompliance, modelado para oferecer um atendimento seguro e de qualidade para funcionários.
Além de custos, portanto, é imprescindível verificar valor agregado, todas as funcionalidades e como funciona a política de suporte da ferramenta que se deseja contratar.
Optando por uma solução que melhor se encaixe às demandas do negócio, é possível fazer com que a execução de todas as etapas da gestão sejam otimizadas, poupando tempo e ganhando produtividade.
